Regulamin Ośrodka – Ośrodek Pomocy Społecznej Olkusz

REGULAMIN ORGANIZACYJNY OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJW OLKUSZU
Olkusz, styczeń 2024r.

REGULAMIN ORGANIZACYJNY OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W OLKUSZU

I. Postanowienia ogólne
§ 1
1. Ośrodek Pomocy Społecznej w Olkuszu zwany dalej „Ośrodkiem” jest samodzielną jednostką organizacyjną, wykonującą w imieniu Gminy Olkusz jej zadania własne i zadania zlecone z zakresu pomocy społecznej a także zadania wynikające z rządowych programów pomocy społecznej bądź innych ustaw, mających na celu ochronę poziomu życia osób i rodzin.
2. Ośrodek działa zgodnie ze Statutem.
3. W szczególności Ośrodek:
* tworzy warunki organizacyjne funkcjonowania pomocy społecznej, w tym rozbudowy niezbędnej infrastruktury socjalnej;
* analizuje i ocenia zjawiska rodzące zapotrzebowanie na świadczenia pomocy społecznej;
* bada i stwierdza potrzeby oraz podstawę świadczeń pomocy społecznej na rzecz osób, których miejscem zamieszkania i pobytu jest Miasto i Gmina Olkusz;
* planuje na rzecz osób uprawnionych indywidualną pomoc oraz przyznaje odpowiednie świadczenia na podstawie decyzji administracyjnych;
* prowadzi pracę socjalną i poradnictwo;
* realizuje przyznane świadczenia;
* odpowiada za realizację zadań wynikających z rządowych programów pomocy społecznej.
4. Wykonując swoje zadania Ośrodek gospodaruje środkami przyznanymi na realizację pomocy społecznej, w tym na wydatki:
* ponoszone bezpośrednio na świadczenia finansowe oraz rzeczowe na rzecz uprawnionych;
* niezbędne na utrzymanie i rozwój materialny oraz kadrowy zaplecza koniecznego dla prowadzenia działalności.
II. Organizacja pracy Ośrodka
§ 2
1. Ośrodek ma swoją siedzibę w Olkuszu przy Al. 1000- lecia 15c.
2. Funkcjonowanie Ośrodka opiera się na zasadzie służbowego podporządkowania, podziału obowiązków i indywidualnej odpowiedzialności za wykonywanie powierzonych zadań.
3. Pracą Ośrodka kieruje Dyrektor.
4. Dyrektor jest zwierzchnikiem służbowym wszystkich pracowników OPS.
5. Czynności z zakresu prawa pracy w stosunku do pracowników OPS dokonuje Dyrektor.
6. Ośrodek posługuje się znakiem graficznym stanowiącym „logo”, który jest podstawą wizualnej identyfikacji Ośrodka Pomocy Społecznej w Olkuszu.
7. Pracownicy Ośrodka używają identyfikatorów, przy wykonywaniu swoich zadań służbowych, realizując zasadę jawności działalności organów publicznych.
§ 3
1. Strukturę organizacyjną Ośrodka przedstawia Schemat Organizacyjny stanowiący załącznik Nr1 do niniejszego Regulaminu.
2. W strukturze organizacyjnej Ośrodka wyodrębnia się następujące komórki organizacyjne, stanowiska:
1) Dyrektor.
2) Dział Pomocy Środowiskowej
* Zespół ds. pierwszego kontaktu,
* Zespół ds. pracy socjalnej, w tym: Zespół ds. asysty rodzinnej i Zespół ds. przeciwdziałania przemocy domowej,
* Zespół ds. świadczeń przyznawanych decyzją,
* Zespół ds. usług,
* Sekcja Usług Opiekuńczych – Opiekunki,
3) Dział Świadczeń Rodzinnych.
4) Dział Księgowości.
5) Dział Dodatków Mieszkaniowych.
6) Dział Administracyjno – Organizacyjny i Kadr w tym: Sekretariat i Pracownicy obsługi.
7) Inspektor Ochrony Danych.
8) Punkt Informacji Wsparcia i Pomocy dla Osób Dotkniętych Przemocą Domową.
3. Do realizacji zadań mogą być powoływane doraźne lub stałe zespoły zadaniowe.
III. Zarządzanie Ośrodkiem
§ 4
1. Do zadań i kompetencji Dyrektora Ośrodka należy w szczególności:
* zapewnienie sprawnego funkcjonowania Ośrodka,
* kierowanie pracą Ośrodka i jego pracowników,
* sprawowanie nadzoru nad działalnością komórek organizacyjnych Ośrodka,
* ustalanie struktury organizacyjnej Ośrodka,
* zarządzanie powierzonym mieniem Ośrodka,
* realizacja zadań statutowych Ośrodka,
* wydawanie decyzji administracyjnych o przyznaniu, bądź odmowie przyznania świadczeń wynikających z ustawy o pomocy społecznej i innych ustaw,
* wydawanie wewnętrznych aktów normatywnych w sprawach dotyczących pracy, organizacji, zarządzania i funkcjonowania Ośrodka, takich jak: zarządzenia, regulaminy, instrukcje i inne,
* składanie corocznych sprawozdań z działalności Ośrodka oraz przedstawianie potrzeb w zakresie pomocy społecznej,
* prowadzenie polityki kadrowej poprzez odpowiedni dobór zatrudnionej kadry – podejmowanie decyzji w sprawach zatrudnienia pracowników, ich wynagradzania, ustalanie zakresów obowiązków pracowników Ośrodka,
* ustalanie i nadzór realizacji planu budżetowego Ośrodka, poprzez racjonalne gospodarowanie przydzielonymi środkami finansowymi z uwzględnieniem celowości, oszczędności, gospodarności
i dyscypliny budżetowej.
* określanie dodatkowych zadań dla komórek organizacyjnych Ośrodka w formie poleceń służbowych,
* realizację przepisów dotyczących ochrony danych osobowych,
* nadzór nad wykonywaniem zadań związanych z realizacją ustawy o wychowaniu w trzeźwości
i przeciwdziałaniu alkoholizmowi oraz współpraca z Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,
* reprezentowanie Ośrodka na zewnątrz, wobec organów administracji, instytucji i osób trzecich,
* składanie oświadczeń woli w zakresie prowadzenia bieżącej działalności Ośrodka.
2. Dyrektor przyjmuje w sprawach skarg i wniosków, w ramach swoich możliwości czasowych:
– poniedziałek – w godzinach od 8:00 do 15:00,
– wtorek – w godzinach od 8:00 do 15:15 (w tym od 15:00 do 15:15 po godz. pracy),
– środa – piątek – w godzinach od 8:00 do 15:00.
§ 5
Zakres uprawnień, odpowiedzialności i zadań kierowników komórek organizacyjnych.
1. Kierownicy komórek organizacyjnych kierują ich pracą, koordynują między sobą działalność, sprawują bezpośredni nadzór nad podległymi im pracownikami.
2. Kierownicy komórek organizacyjnych odpowiedzialni są za:
* należytą organizację i dyscyplinę pracy podległych pracowników,
* podejmowanie inicjatyw co do efektywności pracy komórki,
* ocenę podległych pracowników oraz kierowanie do dyrektora Ośrodka wniosków w sprawach personalnych podległych pracowników,
* nadzór nad mieniem i sprzętem znajdującym się w komórce organizacyjnej,
* wykonywanie innych czynności nie wymienionych w Regulaminie a wynikających
z obowiązujących przepisów prawa a dotyczących działalności merytorycznej danej komórki organizacyjnej,
* znajomość i stosowanie przepisów prawa na zajmowanym stanowisku,
* podnoszenie swoich kwalifikacji zawodowych.
§ 6
1. Do zadań Głównego Księgowego należy:
* prowadzenie rachunkowości Ośrodka, dokonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, wstępnej kontroli operacji gospodarczych i finansowych oraz gospodarki finansowej zgodnie
z obowiązującymi przepisami i zasadami,
* odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą
o finansach publicznych i ustawą o rachunkowości, obowiązków w zakresie kontroli finansów,
* przygotowanie projektów planów finansowych, projektu budżetu i jego realizacja,
* analiza wykorzystania budżetu oraz wnioskowanie w sprawach zmian w budżecie, celem racjonalnego dysponowania środkami,
* sprawowanie nadzoru nad gospodarką finansową Ośrodka, w tym prowadzenie kontroli finansowej realizacji budżetu,
* sporządzanie sprawozdań budżetowych i finansowych Ośrodka,
* koordynowanie kontroli zarządczej,
* zarządzanie czasem pracy pracowników podległego działu, w szczególności monitorowanie obciążenia pracą, zapewnienie płynnej pracy poprzez zapewnienie zastępstw w czasie urlopów
i innych nieprzewidzianych nieobecności,
* nadzór nad funkcjonowaniem kasy Ośrodka,
* nadzór nad prawidłowym wykorzystywaniem środków unijnych,
* współudział w realizacji projektów unijnych od strony finansowej,
* wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.
2. Do zadań Kierownika Pomocy Środowiskowej należy:
* ustalanie szczegółowych zakresów czynności, uprawnień i odpowiedzialności dla podległych pracowników,
* kontrola dyscypliny pracy pracowników Ośrodka oraz ewidencji wyjść w godzinach służbowych,
* sprawowanie nadzoru nad realizacją zadań pracowników wykonujących usługi opiekuńcze
w miejscu zamieszkania podopiecznego,
* przygotowywanie dokumentów określających politykę personalną Ośrodka,
* gromadzenie informacji o potrzebach szkoleniowych podległych pracowników oraz organizowanie doskonalenia zawodowego i podnoszenia ich kwalifikacji,
* dokonywanie wynikającej z przepisów ustawy o pomocy społecznej okresowej oceny pracowników socjalnych oraz wnioskowanie do Dyrektora o nadawanie wyższego stopnia awansu zawodowego,
* kompleksowe wykonywanie kontroli zarządczej (bieżącej i okresowej), w tym prowadzenie kontroli wewnętrznej w stosunku do podległych pracowników oraz analizy i ryzyka,
* dokonywanie stałej oceny ryzyka i podejmowanie działań doskonalących, zapobiegających lub ograniczających skutki występujących zagrożeń,
* realizacja zadań pracodawcy w zakresie przejazdów służbowych,
* przyznawanie świadczeń w zakresie pomocy społecznej zgodnie z przepisami i obowiązującą dokumentacją,
* wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej, zgodnie z upoważnieniami,
* nadzór nad terminowym i prawidłowym wprowadzaniem danych i administrowaniem programów informatycznych z zakresu pomocy społecznej,
* prowadzenie spraw z zakresu zwalczania alkoholizmu i innych zjawisk patologii społecznej,
w tym realizacja gminnych programów: Gminnego Programu Przeciwdziałania Przemocy Domowej oraz Ochrony Ofiar Przemocy Domowej, Gminnego Programu Wspierania Rodziny oraz innych programów osłonowych i projektów,
* wydaje szczegółowe polecenia podległym pracownikom oraz sprawuje nadzór nad wykonywaniem ich obowiązków,
* właściwe zarządzanie pozostającymi w dyspozycji środkami finansowymi, w tym nadzór nad ich racjonalnym wydatkowaniem z uwzględnieniem celowości wydatków i przepisów prawa,
* sporządzanie sprawozdań z realizacji zadań merytorycznych realizowanych w Dziale, w tym sprawozdań rzeczowo-finansowych, zapotrzebowania na środki finansowe oraz weryfikacji potrzeb na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej, wspierania rodziny i pieczy zastępczej, oraz innych wymaganych przez Urząd Wojewódzki oraz innych sprawozdań i analiz wynikających
z obowiązujących przepisów prawa,
* sporządzanie umów cywilnoprawnych (umowy o dzieło, umowy zlecenie) dla zleceniobiorców,
* archiwizowanie dokumentów,
* przestrzeganie dyscypliny pracy,
* pełnienie zastępstwa za Dyrektora Ośrodka podczas jego nieobecności, reprezentowanie Ośrodka na zewnątrz,
* wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.
3. Do zadań Kierownika Świadczeń Rodzinnych należy:
* sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy i merytoryczną realizacją zadań przez pracowników w podległym Dziale, w tym dokonywanie podziału zadań między pracowników i określenie priorytetów w ich realizacji w sposób gwarantujący równomierne ich obciążenie i właściwe wykorzystanie, terminowość,
* opracowywanie prognoz, analiz oraz sprawozdań w zakresie prowadzonych spraw we współpracy z pracownikami merytorycznymi,
* planowanie potrzeb w zakresie świadczeń realizowanych przez Dział, w tym potrzeb szkoleniowych,
* ustalanie zapotrzebowania oraz nadzór na wydatkowaniem środków finansowych na realizację zadań wykonywanych przez Dział,
* prowadzenie postępowań administracyjnych z zakresu świadczeń rodzinnych, świadczeń wychowawczych, świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz wydawanie decyzji zgodnie
z upoważnieniami,
* przekazywanie informacji do biura informacji gospodarczej o stanie zobowiązań dłużników alimentacyjnych,
* opracowywanie planu finansowo-rzeczowego wydatków w części dotyczącej podległego działu oraz czuwanie nad terminowym i prawidłowym wykorzystaniem środków finansowych przeznaczonych na jego działania w ciągu roku budżetowego,
* opracowywanie projektów Uchwał Rady Miejskiej dotyczących realizacji zadań w podległym dziale,
* rozpatrywanie skarg związanych z działalnością działu, badanie zasadności skarg, analizowanie źródła i przyczyn ich powstawania oraz podejmowanie działań zapewniających ich należyte
i terminowe załatwienie, a także przygotowywanie odpowiedzi na skargi i wnioski, dokonywanie ocen podległych pracowników oraz kontrola realizacji zaleceń z tych ocen wynikających,
* wnioskowanie o szkolenia pracowników i ich rozwoju zawodowego, zgodnie z potrzebami wynikającymi z ocen pracowniczych,
* przestrzegania dyscypliny pracy, zasad BHP i P/poż.
IV. Zadania komórek organizacyjnych
§ 7
1. Do zadań Działu Księgowości należy:
* sprawdzanie pod względem formalnym i rachunkowym przedkładanych dokumentów księgowych, stanowiących podstawę realizacji dochodów i wydatków,
* prowadzenie rachunkowości Ośrodka zgodnie z obowiązującą klasyfikacją budżetową, zakładowym planem kont i zatwierdzonym planem finansowym,
* opracowanie projektów rocznych planów finansowych w oparciu o informacje o planowanej wysokości wydatków, podanych przez osoby odpowiedzialne za poszczególne działy,
* sporządzanie planów finansowych jednostki oraz przygotowywanie zmian w budżecie,
* prowadzenie obsługi księgowej pozyskiwanych środków krajowych i unijnych,
* prowadzenie rozliczeń wynikających ze stosunku pracy oraz zawartych umów cywilno-prawnych, w tym naliczanie dodatkowego wynagrodzenia rocznego i dokonywanie wszelkich rozliczeń związanych z wypłatą wynagrodzeń tj. składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, podatek dochodowy dla pracowników Ośrodka oraz terminowe ich odprowadzanie,
* obsługa systemu bankowości elektronicznej,
* zgłaszanie świadczeniobiorców pomocy społecznej do ZUS celem objęcia ubezpieczeniem,
* sporządzanie raportów imiennych oraz deklaracji rozliczeniowych i korekt w programie PŁATNIK dla osób pobierających świadczenia przewidziane ustawą o pomocy społecznej,
* prowadzenie dokumentacji wypłacanych wynagrodzeń, zasiłków chorobowych i opiekuńczych oraz dokumentacji ZUS,
* sporządzanie sprawozdawczości budżetowej, bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian na funduszu jednostki oraz sprawozdań z wykonania budżetu,
* obsługa finansowo-księgowa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
* prowadzenie ewidencji składników majątkowych, współpraca w wszystkimi pracownikami
w zakresie inwentaryzacji,
* obsługa finansowa Pracowniczych Planów Kapitałowych,
* przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych w zakresie realizacji planu finansowego,
* znajomość i stosowanie przepisów prawa na zajmowanym stanowisku,
* ponoszenie odpowiedzialności za zgodny z przepisami stan realizacji zadań i obowiązującej dokumentacji,
* terminowe dokonywanie zapłaty faktur i rachunków,
* prowadzenie obsługi kasowej Ośrodka poprzez:
– wykonywanie operacji gotówkowych polegających na przyjmowaniu wpłat
i dokonywaniu wypłat na podstawie dokumentów dotyczących obrotu pieniężnego (wypłaty zasiłków oraz inne wypłaty i wpłaty) zgodnie z instrukcją kasową,
– terminowe sporządzanie raportów kasowych zgodnie z instrukcją kasową,
– prowadzenie rejestru druków ścisłego zarachowania,
* diagnozowanie potrzeb finansowych i przygotowywanie propozycji do planu budżetu w zakresie świadczeń z pomocy społecznej,
* obsługa wypłat świadczeń z pomocy społecznej, w tym sporządzanie list wypłat przyznanych
w oparciu o decyzje administracyjne świadczeń i prowadzenie bieżącej analizy kwot wydatkowanych na świadczenia w odniesieniu do planu finansowego Ośrodka,
* obsługa aplikacji CAS (drukowanie, wprowadzanie danych do formularzy sprawozdań
i przesyłanie drogą elektroniczną),
* przygotowywanie danych obejmujących osoby i rodziny korzystające z pomocy społecznej, dla potrzeb opracowania oceny zasobów pomocy społecznej oraz innych programów i sprawozdań,
* rozliczanie należności, ich dochodzenie oraz windykacja,
* wydawanie zaświadczeń,
* podnoszenie swoich kwalifikacji zawodowych,
* wykonywanie innych zadań zleconych przez Głównego Księgowego lub Dyrektora.
2. Do zadań Działu Świadczeń Rodzinnych należy:
* prowadzenie postępowań administracyjnych związanych z przyznaniem, wstrzymaniem bądź odmową świadczeń rodzinnych i świadczeń wychowawczych,
* udzielanie informacji o przysługujących świadczeniach wszystkim osobom zainteresowanym przyznaniem świadczeń,
* wydawanie i przyjmowanie wniosków oraz kompletowanie dokumentacji dotyczącej świadczeń tj. zasiłku rodzinnego wraz z dodatkami, świadczeń opiekuńczych, jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenie dziecka, świadczenia wychowawczego 500 plus, oraz ustalanie prawa do tych świadczeń i wydawanie decyzji administracyjnych w zakresie posiadanych kompetencji i upoważnień,
* prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem, ustaleniem prawa do zasiłku dla opiekuna,
* prowadzenie postępowań związanych z wydaniem zaświadczenia o wysokości przeciętnego miesięcznego dochodu, przypadającego na jednego członka gospodarstwa domowego osoby fizycznej, w ramach Programu „Czyste Powietrze”,
* prowadzenie rejestrów składanych wniosków oraz wydawanych decyzji,
* prowadzenie postępowań, wprowadzanie i zatwierdzanie decyzji w systemie AMAZIS, NEMEZIS, IZYDA, ETER,
* planowanie budżetu w zakresie realizowanych zadań,
* sporządzanie imiennych list wypłat świadczeń zgodnie z decyzjami,
* prowadzenie postępowań w sprawach dotyczących nienależnie pobranych świadczeń,
* terminowe sporządzanie analiz i sprawozdawczości z realizacji Działu Świadczeń Rodzinnych
i Wychowawczych,
* prowadzenie spraw i współpraca w zakresie przepisów o koordynacji systemu zabezpieczenia społecznego,
* realizacja zadań wynikających z ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów,
* prowadzenie postępowań wynikających z ustawy o postępowaniu wobec dłużników alimentacyjnych i zaliczce alimentacyjnej,
* prowadzenie postępowań administracyjnych dotyczących ustalenia prawa do świadczeń
z funduszu alimentacyjnego,
* współpraca z Komornikami, Sądami, Policją oraz innymi organami właściwymi w ramach prowadzonego postępowania wobec dłużników alimentacyjnych,
* przygotowywanie decyzji administracyjnych z zakresu przyznawanych świadczeń alimentacyjnych,
* należne rozliczanie dłużników alimentacyjnych z podziałem wynikającym zgodnie z przepisami ustawy,
* egzekucja nienależnie pobranych świadczeń z funduszu alimentacyjnego,
* sporządzanie sprawozdań z realizacji zadań,
* prawidłowe przechowywanie wszelkiej dokumentacji,
* współpraca z innymi instytucjami i innymi pracownikami OPS w zakresie prowadzonych postępowań,
* podnoszenie swoich kwalifikacji zawodowych,
* znajomość i stosowanie przepisów prawa na zajmowanym stanowisku,
* wydawanie zaświadczeń na żądanie strony w sprawach będących w zakresie kompetencji działu,
* wykonywanie innych zadań zleconych przez Kierownika Świadczeń Rodzinnych lub Dyrektora.
3. Do zadań Działu Dodatków Mieszkaniowych należy:
* realizacja zadań określonych w ustawie o dodatkach mieszkaniowych i dodatkach energetycznych, oraz innych ustaw związanych z działalnością działu.
* załatwianie indywidualnych spraw w zakresie dodatków mieszkaniowych, dodatków energetycznych i innych, związanych z działalnością działu, w szczególności poprzez:
– przyjmowanie wniosków,
– przygotowywanie i wydawanie decyzji administracyjnych i postanowień w sprawach o dodatki mieszkaniowe i energetyczne,
– prowadzenie niezbędnej dokumentacji, rejestrów,
– znajomość i stosowanie przepisów prawa na zajmowanym stanowisku,
* sporządzanie sprawozdań i analiz,
* przygotowywanie zapotrzebowania na środki finansowe niezbędne dla prawidłowej i terminowej realizacji zadania,
* przeprowadzanie wywiadów środowiskowych w sprawie dodatków mieszkaniowych,
* wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora,
* pracownik Działu Dodatków Mieszkaniowych i Dodatków Energetycznych podlega bezpośrednio Dyrektorowi Ośrodka,
* w czasie nieobecności pracownika, jego obowiązki wykonuje wyznaczony pracownik.
4. Do zadań Działu Administracyjno – Organizacyjnego i Kadr w tym: Sekretariatu
i Pracowników obsługi należy:
* prowadzenie spraw kancelaryjnych Ośrodka, obsługa sekretariatu,
* czuwanie nad sprawnym obiegiem dokumentów i korespondencji oraz prowadzenie rejestru spraw wpływających i wychodzących z Ośrodka,
* zapewnienie właściwej obsługi interesantów,
* przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych zgodnie z przepisami PZP oraz Regulaminem udzielania zamówień publicznych w OPS,
* współdziałanie z wykonawcami w zakresie udzielonych zamówień na rzecz OPS,
* prowadzenie akt osobowych pracowników Ośrodka,
* wydawanie skierowań na badania profilaktyczne i kontrolowanie terminów ważności tych badań,
* przygotowywanie umów dla pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze godzin, świadectw pracy, dokumentacji związanej z rozwiązaniem stosunku pracy, przygotowywanie umów – zleceń i umów o dzieło,
* wydanie zaświadczeń dla pracowników dotyczących zatrudnienia,
* współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie organizacji staży, przygotowania zawodowego, itp.
* rozliczanie czasu pracy pracowników,
* prowadzenie dokumentacji BHP, ustalanie terminów szkoleń w zakresie BHP,
* przygotowywanie pism i informacji dla pracowników związanych ze zmianą wynagrodzeń, dodatków itp.,
* sporządzanie sprawozdań w zakresie dotyczącym zatrudnienia pracowników, w tym do GUS,
* archiwizacja dokumentacji pracowniczej,
* znajomość i stosowanie przepisów prawa na zajmowanym stanowisku,
* wykonywanie innych zadań wynikających ze stanowiska pracy,
* zakup artykułów biurowych, wyposażenia pomieszczeń, czystościowych na potrzeby Ośrodka,
* przeprowadzanie kontroli merytorycznej faktur rachunków, dotyczących zaopatrzenia Ośrodka
w materiały biurowe, środki czystości, wyposażenia pomieszczeń, media, usługi pocztowe, konwój usługi telekomunikacyjne, wywóz śmieci itp.,
* współpraca z innymi pracownikami OPS,
* wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.
5. Do zadań Inspektora Ochrony Danych należy:
* informowanie Administratora Danych oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe,
o obowiązkach spoczywających na nich z tytułu przetwarzania danych osobowych i doradzanie im w tej sprawie.
* monitorowanie przestrzegania przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz polityk Administratora Danych w dziedzinie ochrony danych osobowych (działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania),
* współpraca z organem nadzorczym, czyli z Prezesem Urzędu Ochrony Danych oraz pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach.
§ 8
Dział Pomocy Środowiskowej
1. Do zadań Działu Pomocy Środowiskowej należy:
– z zakresu zadań stanowiska ds. pierwszego kontaktu:
* profesjonalna obsługa klientów zgłaszających się do Ośrodka Pomocy Społecznej,
* przyjmowanie osób zgłaszających się do Ośrodka Pomocy Społecznej i kierowanie ich do właściwego Zespołu/Stanowiska po przeprowadzeniu wstępnej rozmowy,
* udzielanie osobom i rodzinom niezbędnych i pełnych informacji w sprawach pomocy społecznej,
* przygotowanie wstępnej diagnozy problemów klientów,
* prowadzenie rejestrów spraw,
* przeprowadzanie rodzinnego wywiadu środowiskowego w sytuacji złożonych problemów osób zgłaszających się w celu podjęcia decyzji, do którego Zespołu/Stanowiska dana osoba powinna trafić,
* przygotowywanie wstępnej dokumentacji niezbędnej do przyznania różnych świadczeń z pomocy społecznej,
* przyjmowanie i wydawanie zaświadczeń osobom zainteresowanym w oparciu o dokumenty
i oświadczenia oraz prowadzenie rejestru wydanych zaświadczeń,
* umawianie osób zgłaszających się do Ośrodka na różne spotkania ze specjalistami,
* wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.
– z zakresu zadań zespołu ds. pracy socjalnej:
* prowadzenie pracy socjalnej, której celem jest usamodzielnianie osób i rodzin oraz pomoc
w odzyskiwaniu bądź wzmacnianiu zdolności do funkcjonowania w społeczeństwie,
* przeprowadzanie rodzinnych wywiadów środowiskowych w celu wypracowania pełnej oceny sytuacji klienta,
* opracowywanie planu pomocy oraz ustalanie współpracy i zawieranie kontraktów socjalnych,
* dokonywanie analizy i oceny zjawisk, które powodują zapotrzebowanie na świadczenia z pomocy
społecznej oraz kwalifikowanie do uzyskania tych świadczeń,
* udzielanie informacji, wskazówek i pomocy w zakresie rozwiązywania życiowych spraw osobom, które dzięki tej pomocy będą zdolne samodzielnie rozwiązywać problemy będące przyczyną trudnej sytuacji życiowej,
* pomoc w uzyskiwaniu dla osób znajdujących się w trudnej sytuacji życiowej poradnictwa dotyczącego możliwości rozwiązywania problemów i udzielania pomocy przez właściwe instytucje państwowe, samorządowe i organizacje pozarządowe oraz wspieranie w uzyskiwaniu pomocy,
* pobudzanie społecznej aktywności i inspirowanie działań samopomocowych w zaspokojeniu niezbędnych potrzeb życiowych osób, rodzin i środowisk społecznych,
* wnioskowanie pomocy osobom wymagającym wsparcia na podstawie przeprowadzonego wywiadu środowiskowego oraz wymaganej dokumentacji,
* współpraca z organizacjami pozarządowymi, charytatywnymi i instytucjami środowiska lokalnego w celu zaspokojenia potrzeb mieszkańców w zakresie pomocy społecznej,
* współpraca z organizacjami pozarządowymi oraz instytucjami państwowymi w celu udzielenia wszechstronnej pomocy osobom i rodzinom poszkodowanym w wyniku klęski żywiołowej lub zdarzenia losowego,
* realizacja zadań wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu przemocy domowej oraz Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 września 2023 r. w sprawie procedury „Niebieskie Karty” oraz wzorów formularzy „Niebieska Karta”, w tym realizacja Programu Przeciwdziałania Przemocy Domowej oraz Ochrony Ofiar Przemocy Domowej,
* obsługa techniczno-organizacyjna Zespołu Interdyscyplinarnego, udział w pracach Zespołu
w ramach zawartego porozumienia i w grupach diagnostyczno – pomocowych w związku
z realizacją ustawy o przeciwdziałaniu przemocy domowej,
* obsługa techniczno – organizacyjna zadań związanych z realizacją ustawy o wycowaniu
w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi oraz funkcjonowaniem Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,
* współpraca w PUP w zakresie upowszechniania informacji ofert pracy oraz informacji o wolnych miejscach pracy, upowszechniania informacji o usługach poradnictwa zawodowego i o szkoleniach,
* aktywizowanie klientów pomocy społecznej i ich otoczenia do współudziału w rozwiązywaniu trudnej sytuacji życiowej,
* monitorowania zasadności udzielonej pomocy, jej skuteczności i efektywności,
* współpraca przy sporządzaniu bilansu potrzeb, sprawozdań i informacji w zakresie świadczeń
z pomocy społecznej,
* udział w interwencjach w środowisku zamieszkania rodziny,
* współpraca z pozostałymi pracownikami OPS i innymi specjalistami,
* realizacja zadań wynikających z ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej, prowadzenie monitoringu sytuaji dziecka z rodziny zagrożonej kryzysem lub przeżywającej trudności w pełnieniu funkcji opiekuńczo-wychowawczej,
* współpraca z zespołem do spraw asysty rodzinnej, którego zadaniem jest:
– dokonywanie analizy sytuacji rodziny i środowiska rodzinnego oraz przyczyn kryzysu w rodzinie,
– opracowanie i realizacja planów pracy z rodziną,
– udzielanie pomocy rodzinom w poprawie ich sytuacji rodzinnej,
– wspieranie aktywności społecznej rodzin,
– podnoszenie świadomości w zakresie planowania oraz funkcjonowania rodziny,
– dokonywanie okresowej sytuacji rodziny a także monitorowanie funkcjonowania rodziny po zakończeniu pracy z rodziną,
– sporządzanie na wniosek sądu opinii o rodzinie i jej członkach,
– podejmowanie działań interwencyjnych i zaradczych w sytuacji zagrożenia bezpieczeństwa dzieci i rodzin,
– ścisła współpraca z pracownikami socjalnymi, z Zespołem Interdyscyplinarnym lub grupą diagnostyczno – pomocową, jednostkami administracji rządowej, organizacjami poza rządowymi oraz podmiotami i osobami działającymi na rzecz dziecka i rodziny,
– realizacja zadań wynikających z rządowych programów z zakresu wspierania rodziny,
* wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.
– w tym do zadań Asystentów rodziny należy:
* realizacja planu pracy z rodziną we współpracy z członkami rodziny i w konsultacji
z pracownikiem socjalnym,
* udzielanie pomocy rodzinom w poprawie ich sytuacji życiowej, w tym udzielanie pomocy rodzinom w rozwiązywaniu problemów wychowawczych z dziećmi,
* wspieranie aktywności społecznej rodzin,
* podejmowanie działań interwencyjnych i zaradczych w sytuacji zagrożenia bezpieczeństwa dzieci i rodzin,
* prowadzenie indywidualnych konsultacji wychowawczych dla rodziców i dzieci,
* dokonywanie okresowej oceny sytuacji rodziny, nie rzadziej niż co pół roku,
* sporządzanie, na wniosek sądu lub innych uprawnionych organów, opinii o rodzinie i jej członkach,
* współpraca z zespołem interdyscyplinarnym lub grupą roboczą lub innymi podmiotami, których pomoc przy wykonywaniu zadań uzna za niezbędne,
* realizowanie zadań wynikających z ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej.
– z zakresu zadań zespołu ds. świadczeń przyznawanych decyzją:
* prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawie przyznania świadczeń pieniężnych
i świadczeń niepieniężnych z pomocy społecznej, przeprowadzanie rodzinnych wywiadów środowiskowych,
* udzielanie informacji, pomocy oraz porad w zakresie rozwiązywania spraw życiowych osobom, które znalazły się w trudnej sytuacji życiowej,
* analiza i weryfikacja dokumentów pod kątem spełnienie/niespełnienia kryterium dochodowego warunkującego przyznanie pomocy,
* opracowywanie i przygotowywanie decyzji administracyjnych w programie HELIOS przyznających świadczenia z zakresu pomocy społecznej,
* wprowadzanie do systemu informatycznego HELIOS osób, rodzin i wywiadów środowiskowych,
* dokonywanie bieżącej kontroli poprawności danych w systemie (wprowadzanie i aktualizacja danych świadczeniobiorców),
* prowadzenie postępowań administracyjnych dotyczących ustalenia prawa do świadczeń zdrowotnych finansowanych ze środków publicznych i przygotowywanie decyzji w sprawie uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego,
* monitoring wydatkowania środków na świadczenia z pomocy społecznej,
* prowadzenie postępowań dotyczących stypendium szkolnego na podstawie przepisów o systemie oświaty,
* współpraca z instytucjami w zakresie realizowanych zadań i wykonywanych czynności,
* przeprowadzanie wywiadów na rzecz innych ośrodków pomocy społecznej lub powiatowych centrów pomocy rodzinie,
* współpraca z pozostałymi pracownikami OPS i innymi specjalistami,
* wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.
– z zakresu zadań zespołu ds. usług:
* przeprowadzanie rodzinnych wywiadów środowiskowych u osób potrzebujących wsparcia
w formie usług,
* organizowanie, koordynowanie realizacji usług opiekuńczych oraz kontrolowanie realizowanych usług,
* prowadzenie zestawień godzin i form udzielonej pomocy,
* zgłaszanie do pozostałych zespołów ewentualnych potrzeb klientów,
* koordynowanie działaniami na rzecz osób bezdomnych (posiłki, zapewnienie noclegu),
* analiza wniosków oraz przygotowanie dokumentacji niezbędnej do wydawania decyzji w sprawie skierowania, odpłatności i umieszczenia w domach pomocy społecznej o odpowiednich profilach zgodnie z właściwością oraz Domu Dziennego Pobytu i Środowiskowych Domach Samopomocy,
* przeprowadzanie wywiadów na rzecz innych ośrodków pomocy społecznej lub powiatowych centrów pomocy rodzinie,
* występowanie do sądu z wnioskiem o umieszczenie w domu pomocy społecznej bez wymaganej zgody uczestnika,
* przeprowadzanie wywiadów z osobami zobowiązanymi do wnoszenia opłat za pobyt członka rodziny w domu pomocy społecznej i ustalanie wysokości świadczonej przez nich pomocy,
* wprowadzanie danych wynikających z wywiadów środowiskowych do bazy danych systemu informatycznego HELIOS oraz modyfikowanie i przetwarzanie tych danych,
* współpraca z PCPR w kwestii osób niepełnosprawnych,
* udzielanie porad i pomocy w poszukiwaniu pracy osobom bezdomnym,
* organizacja prac społeczno-użytecznych lub interwencyjnych dla osób bezrobotnych, korzystających ze świadczeń pomocy społecznej,
* organizacja spraw związanych ze sprawieniem pogrzebu, w przypadku osób uprawnionych,
w tym pogrzebu dzieci martwo urodzonych,
* prowadzenie wymaganej dokumentacji,
* podejmowanie działań mających na celu zaspokojenie rozeznanych potrzeb, udzielanie pomocy społecznej w formie usług opiekuńczych, w tym specjalistycznych usług opiekuńczych dla osób
z zaburzeniami psychicznymi, świadczeń finansowych, rzeczowych i w naturze,
* współpraca z pozostałymi pracownikami OPS i innymi specjalistami,
* wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.
2. Do zadań Sekcji Usług Opiekuńczych należy:
* świadczenie pracy w miejscu zamieszkania świadczeniobiorcy polegających na:
– zaspokajaniu codziennych potrzeb życiowych w szczególności: zakup artykułów spożywczych, leków i innych niezbędnych w gospodarstwie domowym, przygotowywanie posiłków
z uwzględnieniem diety, przynoszenie obiadów do domu chorego, karmienie chorego, utrzymanie czystości w otoczeniu chorego, palenie w piecu, zamawianie wizyt lekarskich, realizacja recept, prowadzenie zeszytu wydatków i rozliczanie się z chorym z powierzonych pieniędzy,
– czynności pielęgnacyjne w szczególności: mycie, kąpiel, czesanie i ubieranie chorego, zmiana bielizny pościelowej i osobistej, układanie chorego na łóżku w celu zapobiegania odleżynom
i odparzeniom, pomoc przy załatwianiu potrzeb fizjologicznych, kontakt z lekarzem rodzinnym
i pielęgniarką środowiskową oraz stosowanie pielęgnacji zaleconej przez lekarza,
– zapewnienie kontaktów chorego z otoczeniem: organizowanie spacerów, podtrzymywanie indywidualnych zainteresowań, dostarczanie choremu prasy, książek,
– w ramach specjalistycznych usług opiekuńczych uczenie i rozwijanie u podopiecznego umiejętności niezbędnych do samodzielnego życia. Rehabilitacja fizyczna i usprawnianie zaburzonych funkcji organizmu podopiecznego zgodnie z zaleceniami i wskazówkami
w zaświadczeniu od specjalisty: lekarza, specjalisty rehabilitacji ruchowej lub fizjoterapii, jak również współpraca ze specjalistami w psychologiczno-pedagogicznym i edukacyjno-terapeutycznym wsparciu podopiecznego.
3. Punkt Informacji Wsparcia i Pomocy dla Osób Dotkniętych Przemocą Domową:
* udzielanie konsultacji specjalistycznego poradnictwa między innymi psychologicznego, prawnego,
* planowanie pomocy i udzielanie wsparcia dla osób i rodzin korzystających z jego usług,
* zachowanie tajemnicy służbowej oraz ochrona danych osobowych.
§ 9
1. Ośrodek Pomocy Społecznej realizuje projekty unijne poprzez komórki organizacyjne:
– Dział Pomocy Środowiskowej,
– Dział Księgowości, w tym: kasę i zespół świadczeń.
2. Do zadań w powyżej określonym zakresie należy:
* gromadzenie informacji na temat istniejących możliwości pozyskiwania środków zewnętrznych,
* przygotowywanie wniosków o dofinansowanie realizacji projektów,
* przygotowywanie procedur nie zbędnych do pozyskiwania środków i prawidłowego zarządzania projektami,
* współpraca z instytucjami publicznymi, działającymi w obszarze pomocy społecznej oraz innymi podmiotami w celu realizacji projektów,
* zarządzanie realizowanymi projektami,
* prowadzenie sprawozdawczości w zakresie realizowanych zadań.
IV. Postanowienia końcowe
§ 10
1. Sprawy dyscypliny pracy oraz obowiązków i uprawień pracowników w tym zakresie określa regulamin pracy.
2. Zastępstwa na czas nieobecności pracownika ustala Dyrektor Ośrodka.
3. Zastępstwo na czas nieobecności Dyrektora pełni Kierownik Pomocy Środowiskowej.
4. Zastępstwo na czas nieobecności Głównego Księgowego pełni Księgowa.
5. Ośrodek czynny jest od wtorku do piątku w godzinach 7:00 do 15:00, w poniedziałki
w godzinach 7:00 do 17:00. Pracownicy socjalni pracują w terenie od godziny 11:00.
6. Schemat organizacyjny Ośrodka Pomocy Społecznej stanowi załącznik Nr 1 do niniejszego Regulaminu.
7. Podział terenów opiekuńczych pracowników socjalnych stanowi załącznik Nr 2 do niniejszego Regulaminu.
8. Zmiany w Regulaminie wprowadza się w trybie właściwym dla jego uchwalenia.
9. Regulamin wchodzi w życie w dniu zatwierdzenia przez Dyrektora Ośrodka.